Tipps und Tricks zu PowerPoint

V. Wohlbold hat gepostet

PowerPoint hat das Image etwas verstaubt zu sein, dazu beigetragen haben vor allem schlechte PowerPoint-Präsentationen und die kennt eigentlich jeder. Mit Text überladene Folien und steif aneinander gereihte Bilder schreien regelrecht nach Langeweile. Mit PowerPoint erstellte Präsentationen wirken oft etwas unbeholfen und nicht selten fühlt sich der PowerPoint-Nutzer auch genau so. Wir wollen Abhilfe schaffen und deshalb gibt es hier einige Tipps, die für die Erstellung der Präsentation helfen können und auch Tipps dazu, wie eine Präsentation mit leichten Mitteln etwas aufgepeppt werden kann.

Mediadateien komprimieren

Um eine Präsentation unterhaltsam zu gestalten, lassen sich in PowerPoint-Präsentationen neben Fotos auch Videos einbinden. Gerade Firmen- oder Lehrvideos können jedoch sehr lang sein. Wenn die PPP-Datei anschließend verschickt oder gespeichert werden soll, kann sie durch die Videos sehr viel Speicherplatz benötigen. Um das Problem zu lösen, können Mediadateien in PowerPoint komprimiert werden. Dadurch verbessert sich die Wiedergabeleistung und Speicherplatz wird gespart. Und das geht ganz einfach…

Mediadatei komprimieren*: Klicke in der Menüleiste auf „Datei“ -> Wähle „Informationen“ -> „Mediengröße und -leistung“ -> Qualität des Videos auswählen (bestimmt Speichergröße) -> Klicke nach Abschluss des Prozesses auf „Schließen“

* Anmerkung: Eingebettete Untertitel und alternative Audiospuren gehen in diesem Prozess verloren.

Die Referentenansicht

Die Referentenansicht ist nicht jedem bekannt, dabei ist Sie einer der hilfreichsten Tools, wenn es um den Vortrag der Präsentation geht. Um möglichst keine Informationen zu vergessen, sind PowerPoint-Folien oftmals heillos mit Text überladen. Der Zuschauer ist dann minutenlang damit beschäftigt den Text zu lesen, anstatt dem Vortrag zu lauschen. Alternativ werden die Folien spärlich befüllt und der Text stattdessen auf Karteikärtchen geschrieben, die dann während des Vortrags in der Hand gehalten werden – auch nicht ganz ideal.

Gut geeignet ist dagegen die Referentenansicht, die es dem Vortragenden ermöglicht, während des Vortrags Notizen auf dem Bildschirm einzusehen, die für das Publikum nicht sichtbar sind.

Mehr Informationen zur Referentenansicht gibt es hier.

PPP und Skype for Business

Gerade im Arbeitsleben, können Geschäftspartner nicht immer vor Ort sein. Wenn ein Vortrag trotzdem unabdingbar ist, kommt hier eine Lösung, es gibt nämlich durchaus eine Möglichkeit seine PowerPoint-Präsentation online vorzustellen – alles was dafür benötigt wird ist Skype for Business. Ist das Meeting in vollem Gange und die Zeit für die Präsentation gekommen, kann sie einfach hochgeladen und für alle sichtbar gemacht werden. Besonders praktisch ist dabei, dass in der Präsentation z. B. abgearbeitete Fragen mit einem Häkchen markiert oder Kommentare direkt eingetragen werden können.

PPP in Skype teilen: Öffne Skype for Business -> Wähle in der Menüleiste “Share your desktop” -> Wähle “Share PowerPoint” -> Präsentation wird hochgeladen

Datei wiederherstellen

Heute heißt es wieder: Pleiten, Pech und Pannen – die PowerPoint-Präsentation wurde mühselig erstellt, endlich fertig, in der Eile wird die Präsentation geschlossen, ups, Speichern vergessen! Aber aufatmen! Wenn die Datei nicht gespeichert wurde, bietet PowerPoint die Option an, die Datei wiederherzustellen. Und das geht so…

Datei wiederherstellen: Klicke in der Menüleiste auf „Datei“ -> Wähle „Öffnen“ -> „Nicht gespeicherte Präsentationen wiederherstellen“ -> Ein Ordner mit ungespeicherten Dateien wird geöffnet -> Datei kann wiederhergestellt werden

Anordnung von Bildern und Objekten

Es gibt einige Hilfsmittel, um Bilder und Objekte optimal auf der PowerPoint-Folie anzuordnen. Um Größe und Position der Bilder besser abschätzen zu können, ist es sinnvoll, die vorhandene Gitternetz-Funktion zu nutzen. Wo die Gitternetz-Funktion zu finden ist, wird unter diesem Absatz beschrieben. Oftmals sollen Bildern auch in regelmäßigen Abständen platziert werden, manuelles Anordnen bleibt dem Nutzer zum Glück erspart, da es hierfür eine automatische Funktion gibt. Objekte müssen dafür nur ausgewählt (Shift + linke Maustaste) und anschließend die gewünschte Anordnung gewählt werden. Es ist z. B. möglich Objekte links- oder rechtsbündig zu setzen oder Objekte in gleichmäßigem Abstand horizontal oder vertikal auf einer Linie anzuordnen.

Gitternetz-Funktion: Klicke in der Menüleiste auf „Ansicht“ -> Setze unter „Anzeigen“ bei „Gitternetzlinien“ ein Häkchen -> Um ein „Lineal“ und „Führungslinien“ einzublenden, können hier optional weitere Häkchen gesetzt werden

Objekte anordnen: Klicke in der Menüleiste auf „Start“ -> Wähle die anzuordnenden Objekte auf den Folien aus -> Öffne in der Menüleiste das Menu unter „Anordnen“ -> Wähle „Ausrichten“ -> Wähle die gewünschte Ausrichtung

Hintergrund entfernen (Freistellen)

Ein Bildbearbeitungsprogramm ist PowerPoint nun wirklich nicht, trotzdem versteckt sich in den Untiefen von PowerPoint ein kleines Tool, das man sich zunutze machen kann: Das Entfernen des ungeliebten Hintergrundes eines Fotos  und damit das Freistellen eines Objektes. Das ist ein kleiner aber wirkungsvoller Trick, um eine Präsentation etwas professioneller wirken zu lassen. Freigestellte Bilder können näher an Text oder anderen Bildern platziert, wodurch die Präsentation etwas weniger steif wirkt. (Wie: Bild markieren -> in den Bildtools „Freistellen“ wählen -> Bereiche auswählen)

Wer sehen möchte, wozu die Freistellen-Funktion genutzt werden kann und sie selbst mal auf kreative Art und Weise testen möchte, kann sich das YouTube-Tutorial zum „3D Pop out Photo Effekt“ anschauen.

Morphen-Funktion

PowerPoint ist langweilig? Nicht unbedingt. Mit der Morphen-Funktion* kommt etwas Bewegung in die Präsentation. Kurz gesagt ist „Morphen“ eine schnelle Methode, um auf einer Folie eine Bewegung darzustellen. Den Übergang "Morphen" kann man auf Folien anwenden, um die Darstellung einer Bewegung in einer breiten Palette von Elementen - Text, Formen, Bilder, SmartArt, WordArt und Diagramme - zu schaffen. Um zu "Morphen", werden zwei Folien benötigt, die mindestens ein gemeinsames Objekt aufweisen. Die einfachste Methode besteht darin, die Folie zu duplizieren und dann das Objekt auf der zweiten Folie an eine andere Position z. B. zu verschieben, zu verkleinern oder zu drehen. Anschließend wird die Funktion „Morphen“ in der Menüleiste unter „Übergänge gewählt. Wird nun die Präsentation abgespielt erfolgt beim Übergang der ersten zur zweiten Folie die Bewegung zwischen diesen beiden Elementen automatisch.

* Für Office 365 Abonnenten, gehört es zu einem der empfangenen Updates.

Hier gibt es ein Video zum Übergang „Morphen“

Ihr wollt noch mehr Bewegung? Hier gibt es ein interessantes YouTube-Tutorial über Slideshow Hacks

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