Schon gewusst - Tipps und Tricks für die Outlook-Welt

V. Wohlbold hat gepostet

Nach unserem Word-Artikel, wollten wir weiter ins Detail gehen und auch die andere Kern-Software von Micrososft Office 365 Personal näher beluchten. Als nächstes nun also Outlook! Outlook ist ein Office-Tool, das die meisten User täglich verwenden. Wer das Programm öffnet, findet sich in einer eigenen kleinen Outlook-Welt wieder. Bekannt ist Outlook in erster Linie für seine E-Mail-Verwaltung, aber auch für seine Organizer-Funktionen, in Form von Kalender, Adressbuch und Aufgaben-Liste. Gerade bei Programmen, die schnell und intuitiv zu bedienen sind, beschäftigen sich viele User nicht mit weiterführenden Funktionen, die die Arbeit mit dem Programm noch weiter erleichtern können. Auch durch die tägliche Anwendung und die daraus entstehende Gewohnheit werden mit der Zeit einige praktische Tools übersehen. Dabei gibt es einige Tipps und Kniffe, die interessant sind oder echte Zeitsparer sein können.

Layout, Anordnung und Ansicht des Startbildschirms ändern

Wie die meisten Programme lässt sich auch Outlook den eigenen Bedürfnissen anpassen. Neben Spielereien, wie dem Ändern des Layouts, kann es praktikabel sein, die Anordnung des Startbildschirms zu ändern und die Fenster anders anzuordnen. Weiterhin gibt es die Möglichkeit einzustellen, ob in der Nachrichtenleiste (Standardeinstellungen: mittlere Spalte) bei den Mails z. B. ein Vorschautext angezeigt wird oder nicht.


Wie:
Hintergrund ändern: Klicke in der Menüleiste auf „Datei“ -> „Office-Konto“ -> Office-Hintergrund/Office Design“ -> Gewünschtes Layout wählen

Anordnung ändern: Klicke in der Menüleiste auf „Ansicht“ -> Layout -> Gewünschte Präferenzen auswählen/einstellen

Ansicht ändern: Klicke in der Menüleiste auf „Ansicht“ -> „Ansicht ändern“ –> Persönliche Präferenz wählen: „Kompakt/Einzeln/Vorschau“

Ordnerstrukturen für Mails einrichten

Um die Übersicht über Mails zu behalten, kann in der in Navigationsleiste (Standardeinstellungen: linke Spalte) eine Ordnerstruktur erstellt werden, in der Mails thematisch abgelegt und dadurch schnell wiedergefunden werden können. Durch einen Rechtsklick auf die vorhandene Ordnerstruktur, erscheint eine Menüleiste, über die Ordner – und auch Unterordner - hinzugefügt werden können. Per Drag and Drop lässt sich die erstellte Ordnerstruktur anschließend hierarchisch anordnen und umsortieren. Empfangene und gesendete Mails können einfach von der Nachrichtenleiste (Standardeinstellungen: mittleres Fenster) in die erstellte Ordnerstruktur gezogen werden.

QuickSteps personalisieren

Eine Funktion, die direkt in der Menüleiste platziert ist, oft aber trotzdem übersehen wird, sind die QuickSteps. Die QuickSteps sind ein Schnellzugriff auf die wichtigsten Mail-Funktionen, wie z. B. die Möglichkeit eine Mail direkt an den Vorgesetzten oder das ganze Team zu schicken. Interessant werden die QuickSteps, wenn man sie personalisiert. Entweder über die Vorauswahl einer Liste oder gänzlich benutzerdefiniert können weitere Schnellzugriffe hinzugefügt werden. Besonders praktisch ist z. B. die Funktion einem Empfänger direkt mit einem Terminvorschlag zu antworten.

Wie: Befehl „Neuen QuickStep“ anklicken –> Liste mit Vorauswahl erscheint –> „Benutzerdefiniert“ wählen -> „Mit Besprechungsanfrage antworten“ hinzufügen

Cc Mails in separates Postfach umleiten

Wenn das Postfach mal wieder aus allen Nähten platzt, dann könnte diese Funktion Abhilfe schaffen. Sie dürfte vor allem im Büro hilfreich sein, für diejenigen, die eine große Menge an Mails erhalten und in viele verschiedene Projekte integriert sind. Über eine Einstellung lassen sich Mails, bei denen man „nur“ in den Cc gesetzt wurde, direkt beim Eintreffen in ein separates Postfach umleiten. Durch die Trennung der Postfächer hat man schnell eine Übersicht darüber, welche Mails persönlich an einen adressiert wurden und damit eine höhere Priorität haben.

Wie: Klicke mit der Rechten Maustaste auf Inbox -> Erstelle einen Unterordner „Inbox-Cc“ –> Klicke in der Menüleiste auf „Regeln“ -> Klicke auf „Regel erstellen“ ->“Erweiterte Funktionen“ ->  Wähle „Die meinen Namen im Feld Cc enthält“  -> „Weiter“ -> Häkchen vor „Eine Kopie davon in den Ordner Inbox verschieben“ -> Klicke noch im selben Fenster unter 2. Schritt auf „Inbox“ -> Wähle im aufkommenden Fenster „Inbox-Cc“ -> „Ok“ -> „Weiter“ -> „Fertig stellen“

Bild innerhalb einer Mail einfügen

Wer keinen ganzen Anhang, sondern nur ein einziges Bild schicken möchte, hat die Möglichkeit das Bild direkt in der Mail zu integrieren. Damit hat auch der Empfänger keine Umstände damit, den Anhang ggf. herunterzuladen und zu öffnen, sondern kann das Bild direkt sehen. Wird ein Bild unter Outlook-Standardeinstellungen direkt in die Mail gezogen, wird es in den Anhang verfrachtet. Um Bilder direkt in den Text zu integrieren, einfach wie nachfolgend vorgehen.

Wie: Klicke in das Textfenster der Mail -> klicke in der Menüleiste auf „Einfügen“ -> „Bilder“ -> Wähle das entsprechende Bild

Signatur erstellen

Das Erstellen einer Signatur dürfte vor allem im Berufsleben von Interesse sein. In Signaturen können z. B. Kontaktdaten, wie Name, Adresse und Telefonnummer angegeben werden, auch das Einfügen von Bildern und (Firmen-)Logos ist möglich. Es kann auch eingestellt werden, ob die Signatur jeder Mail, Weiterleitung oder Antwort hinzugefügt werden soll oder nicht.

Signatur erstellen: Klicke auf „Neue E-Mail“ –> klicke in der Menüleiste der Mail auf „Signatur“ -> Klicke auf „Signaturen“ -> Signatur einrichten

Angelegte Signaturen in Mails einfügen: Klicke auf „Neue E-Mail“ –> klicke in der Menüleiste der Mail auf „Signatur“ -> Klicke auf die erstelle Signatur (oben in der Menüleiste)

Mails ab einem bestimmtem Datum archivieren

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, bietet es sich oftmals an die dazugehörigen Mails zu archivieren. Über die Archivieren-Funktion können Mails z. B. ab einem bestimmtem Datum dem Archiv zugordnet werden.

Wie: Klicke in der Menüleiste auf „Datei“ -> „Tools zum Aufräumen“ -> „Archivieren“ -> Wähle die zu archivierenden Ordner oder die gesamte Inbox aus -> Datum + Zielordner auswählen -> zurück zum Startbildschirm -> Archivierter Ordner befindet sich unter in der Navigationsleiste unter „Archiv“

Junk Mails dauerhaft eliminieren

Junk Mails können nerviger sein als das Unkraut im Garten. Wer besonders hartnäckigen Junk Mails ein für alle Mal den Garaus machen möchte, kann Einstellen, dass Mails einer bestimmten Adresse fortan blockiert werden sollen. Andersrum können auch fälschlicherweise im Junk Email Ordner gelandete Mails in die Inbox verschoben werden. Wer gewährleisten will, dass Junk Mails erst gar nicht in der Inbox landen, kann Outlook sichere und zu blockierende Adressen nennen. Die Inbox wird dann nach danach gefiltert.

Junk Mail Blockieren: Rechtsklick auf die entsprechende Mail in der Inbox -> „Junk-E-Mail“ -> „Absender sperren“ -> „Ok“

„Falsche“ Junk Mail in Inbox verschieben : Rechtsklick auf die entsprechende Mail im Junk Email Ordner -> „Junk-E-Mail“ -> „Absender nie sperren“ -> „Ok“

Sichere und zu blockierende Adressen eingeben: Rechtsklick auf die entsprechende Mail -> „Junk-E-Mail“ -> „Junk-E-Mail-Optionen“ -> gewünschte Einstellungen vornehmen/Adressen eingeben

Schneller im Kalender navigieren

Ist die Kalenderfunktion geöffnet, lässt sich über die Pfeilnavigation im Kalender blättern. Wer es einfach und vor allem schneller haben möchte, kann über die Tastenkombination „Strg + g“ ein Fenster aufrufen, dort kann ein konkretes Datum oder auch ein Befehl wie „In zwei Wochen“ eingegeben werden. Outlook navigiert den Kalender dann direkt zur gewünschten Zielangabe

Offline auf Termine zugreifen

Nicht überall ist mobile Internetverbindung gewährleistet. Wer oft unterwegs ist, seinen Terminkalender aber trotzdem im Blick behalten möchte, kann auf seine Termine auch offline zugreifen. Wichtige Termine können dafür einfach per Drag and Drop aus dem Kalender auf den Desktop gezogen werden.

< zurück

Einen Kommentar schreiben

Cookies helfen uns bei der Bereitstellung unserer Dienste. Durch die Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies setzen.
OK