Hilfreiche Tipps auf dem Weg zum Word-Profi

V. Wohlbold hat gepostet

Beim Kauf eines PCs wird vor allem auf die vorhandene Hardware geachtet. Wie gut ist die Leistung des Prozessors, wie groß und schwer ist das Gerät? Jedoch sollte auch ein Blick auf die Software geworfen werden. Auf vielen PCs ist ein Office-Paket bereits vorinstalliert und das kann ein echter Kaufanreiz und Zugewinn sein. Ein Office-Paket ist gerade bei Geräten, die zum Arbeiten gedacht sind sinnvoll und machen das Gerät zu einem echten Büroersatz. Obwohl Microsoft Office hinlänglich bekannt ist, kennen viele User einige interessante Funktionen der Programme nicht. Das wohl bekannteste Office-Tool ist Word. Dabei handelt es sich um ein Textverarbeitungsprogramm, mit dem wahrscheinlich jeder schon mal gearbeitet hat. Laut Statistik ist es das meistverwendete Textverarbeitungsprogramm der Welt. Die Software punktete zwar mit Übersichtlichkeit, die ganze Komplexität des Programms beherrschen jedoch nur die wenigsten. Im folgenden Artikel geben wir einige Tipps, welche Tricks Word bereithält, um die Textarbeit zu vereinfachen.

Schnelleres Arbeiten mit Absatzformaten

Besonders interessant ist bei Word das Arbeiten mit Absatzformaten, die die Textarbeit erheblich professionalisieren. In Absatzformaten können eine ganze Reihe an Kriterien wie z. B. Schriftgröße, Schriftart, Zeilenabstand etc. festgelegt werden. Diese vordefinierten Absatzformate werden Textpassagen und Überschriften zugeordnet, sodass diese in den festgelegten Kriterien erscheinen. Muss ein Dokument hinsichtlich dieser Kriterien überarbeitet werden, reicht es, das Absatzformat zu ändern. Die Änderung wirkt sich dann auf alle ihr zugewiesenen Stellen automatisch aus. Absatzformate schaffen Einheitlichkeit und ersparen vor allem Arbeitsaufwand. Besonders praktisch ist, dass angelegte Absatzformate auch in andere Word-Dokument geladen werden können, um dort als Vorlage zu dienen. Zwar dauert es eine Weile die Absatzformate anzulegen, aber einmal erstellt, profitiert man als User dauerhaft davon.

Tipp: Neben Absatzformate gibt es auch Zeichenformate. Mit denen nicht ganze Sätze oder Textpassagen, sondern nur Wortteile, Buchstaben, Sonderzeichen, Zahlen und Satzzeichen belegt werden.

Gesucht und gefunden

Wer schon mal ein ganzes Dokument hinsichtlich einer mehrmals auftretenden Änderung durchgearbeitet hat, weiß wie mühselig es ist. Eine der wohl hilfreichsten Funktionen von Word ist die „Suchen und Ersetzen“-Funktion. Sie kann dabei helfen den Word-Alltag zu erleichtern und solche zeitaufwendigen Überarbeitungen erheblich zu verkürzen.

Suchen- und Ersetzen-Funktion

Diese Funktion kann über die Tastenkombination „Strg + g“ aufgerufen werden und ist im aufpoppenden Fenster unter dem Reiter „Ersetzen“ zu finden. Hier kann nun eingegeben werden, welcher Begriff durch welchen ersetzt werden soll und ob die Änderung für alle relevanten Begriffe im Dokument übernommen werden sollen - damit ist im Handumdrehen das ganze Dokument überarbeitet.

Tipp: Mit dieser Funktion können z. B. auch doppelte Leerzeichen aufgespürt werden.

Seite schrumpfen lassen

Jeder kennt die Situation: Das Dokument ist vollendet und auf der letzten Seite befinden sich drei überhängende Zeilen. Sieht unschön aus. Um ein Dokument auch optisch ansprechend wirken zu lassen, bietet Word die Funktion an, die Seite „schrumpfen“ zu lassen. Word zieht den überhängenden Text dann nach oben. Dies geschieht allerdings auf Kosten der Schriftgröße, weshalb das Ergebnis nochmal mit einem kritischen Blick begutachtet werden sollte. Bei mehr als 2-3 Zeilen Überhang ist die Funktion nicht mehr zu empfehlen. Praktisch ist allerdings, dass der Text nur auf die maximal benötigte Schriftgröße verkleinert wird – ein lästiges manuelles Herumhantieren erübrigt sich dadurch. Die Funktion kann also durchaus hilfreich sein, weshalb sie jeder Word-Nutzer im Hinterkopf behalten sollte.

Wie: Klicke ganz oben in der blauen Menüleiste auf „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“ -> „Weitere Befehle“ -> wähle unter „Befehle auswählen“ „Alle Befehle“ -> füge „Um eine Seite verkleinern“ der rechten Spalte hinzu -> klicke auf „Ok“. Das Symbol erscheint jetzt als Schnellzugriff in der Menüleiste. Überhängenden Text im Dokument markieren und Funktion aktivieren.

Text vorsprechen lassen

Was viele nicht wissen, ist, dass man sich über Word auch Texte vorsprechen lassen kann. Diese Funktion kennt man auch aus zahlreichen anderen Programmen. Das Problem ist, dass die Wiedergabe des Textes oft mehr schlecht als recht ist. Von abgehackten Sätzen bis zu unnatürlich langen und nervenraubenden Pausen zwischen jedem Wort ist da fast alles zu finden. In der Hinsicht kann sich Word jedoch sehen lassen.

Sprachwiedergabe von Texten

Die Vorlese-Stimme klingt zwar nicht gänzlich natürlich, gibt Text aber durchaus flüssig und angenehm wieder. Eine Stimmauswahl gibt es leider nicht, weshalb mit der vorhandenen Frauenstimme vorliebgenommen werden muss. Wer sich seinen Text also mal in Ruhe anhören will, sollte nicht lange warten und auf diese Funktion zurückgreifen.

Wie: Klicke ganz oben in der blauen Menüleiste auf „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“ -> „Weitere Befehle“ -> wähle unter „Befehle auswählen“ „Alle Befehle“ -> füge „Sprechen“ der rechten Spalte hinzu -> klicke auf „Ok“. Das Symbol erscheint jetzt als Schnellzugriff in der Menüleiste.

Platzhaltertext einfügen

Platzhaltertexte sind gute Helfer, wenn es darum geht das Layout mit Text zu füllen, um einen ersten Eindruck vom fertigen Dokument zu erhalten. Zudem wird durch das Verwenden von Platzhaltertext der – oft mühselig erstellte - Originaltext nicht in die Gefahr ungewollter Formatierungen gebracht. Word stellt verschiedene Optionen für Platzhaltertexte zur Verfügung (z. B. „lorem“ oder „rand“). Besonderer Beliebtheit erfreut sich der pseudo-lateinische Platzhaltertext „lorem ipsum“, da er unverständlich ist und damit den Betrachter nicht durch den Inhalt des Textes ablenkt. Bei der Formel mit „rand“ wird ein beliebiger deutscher Textabschnitt aus den Word-Hilfstexten eingesetzt, was den Vorteil hat, dass der Textlauf sehr natürlich ist. Um einen Durchschnittstext wiederzugeben, sind die einzelnen Sätze beider Varianten unterschiedlich lang gestaltet.

Platzhaltertext: lorem ipsum

Tipp: Platzhaltertexte können über einen einfachen Befehl eingefügt und die Anzahl der Sätze und Absätze für den Platzhaltertext vorgegeben werden.

Beispiel Befehl Ergebnis
=rand(A,Z) A = Anzahl der Absätze; Z = Anzahl der Sätze
=lorem(2,3) lateinischer Text mit 2 Absätzen mit je 3 Sätzen
=rand.old(1,2) deutscher Text mit 1 Absatz bestehend aus 2 Sätzen

 

Probiert es einfach mal aus!

Geheimtipp Tabelle erstellen

Um Tabellen ohne Zuhilfenahme der Maus zu erstellen, gibt es in Word einen kleinen Kniff. Tabellen können nämlich allein mit Plus- und Minus-Zeichen erstellt werden. Ein Plus markiert jeweils den Anfang und das Ende einer Spalte und die Minus-Zeichen dazwischen bestimmen die Länge der Tabellenspalte. Durch das Drücken der Enter-Taste wird die Tabelle formatiert.

Tipp: Um eine vollständige Tabelle mit mehreren Zeilen zu erhalten, kann die erstellte Zeile einfach kopiert und unterhalb der vorhandenen Zeile eingefügt werden.

Magische Tastenkombinationen: Markierungen vereinfachen

Der Wechsel zwischen Tastatur und Maus kann bei einer längeren Working-Session mit Word schon mal lästig werden. Deshalb gibt es bei Word zahlreiche Tastenkombinationen, mit denen Texte und Textteile schnell und einfach bearbeitet werden können. Hier eine Übersicht einiger magischer Tastenkombinationen für Markierungen:

Gesamtes Dokument Strg + A
Dokument vom Cursor bis zum Ende Strg + Shift + End
Dokuments vom Cursor bis zum Anfang Strg + Shift + Pos1 (Start)
Nächstes oder aktuelles Wort Strg + Shift + Pfeil rechts
Vorheriges Wort Strg + Shift + Pfeil links
Bis zum Beginn des Absatzes Strg + Shift + Pfeil hoch
Bis zum Ende des Absatzes Strg + Shift + Pfeil runter

 

Tipp: Die wohl am häufigsten verwendeten Tastenkombinationen bei Word sind „Strg + s“ (Dokument speichern) und „Strg + n“ (neues Dokument).

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